传真机在传输敏感信息时确实存在显著的安全风险，其设计初衷并非为现代安全环境考虑。以下是关键风险分析及对应的防范策略：
一、传真机传输的核心安全风险
明文传输：- 传统传真通过电话线（POTS）以模拟信号传输，内容未经加密，如同在公共场合大声朗读文件。
- 风险： 电话线路上的窃听（搭线窃听、交换机监听）可完整获取传真内容。
存储与缓存风险：- 发送/接收端缓存： 大多数传真机会在内存或硬盘中缓存已发送/接收的文件，若未及时清除或设备处置不当，易导致泄露。
- 中间节点存储： 网络传真（FoIP）可能经过邮件服务器、云平台，若这些节点安全不足或遭入侵，文件会被获取。
错误拨号/Misdial：- 手动输入号码易出错，可能将敏感文件误发给非授权方。
物理安全与输出暴露：- 接收端传真机通常位于公共区域，打印出的文件可能被未授权人员查看、取走或复印。
网络传真（FoIP）的额外风险：- 网络拦截： IP网络传输若未加密（如未使用TLS/SSL），易遭中间人攻击（MitM）窃取。
- 服务器漏洞： 托管服务的服务器若被攻破，所有经手文件均会泄露。
- 恶意软件感染： 连接网络的传真设备可能成为攻击入口。
二、防范敏感信息在传真中被截获的综合策略
(一) 技术性防护措施
强制使用加密传真：- 专用加密传真机： 投资支持端到端加密（如T.38 over IPsec VPN 或专用加密协议）的设备。双方设备需兼容。
- 加密传真服务： 选用提供传输加密（TLS/SSL）和静态加密（存储加密）的云传真服务，确保数据在服务器上也加密。
- PGP/SMIME加密文件： 在发送前用加密软件（如PGP）加密PDF/文档，将加密文件作为传真附件发送，接收方需密钥解密。
网络传真安全加固：- VPN传输： 若使用FoIP，确保通过企业VPN传输传真数据。
- 安全协议： 配置设备仅使用安全协议（如SIPS, TLS for SIP）。
- 网络隔离： 将传真服务器/VoIP网关置于独立DMZ，严格限制访问控制。
安全配置与管理：- 清除内存缓存： 启用自动清除发送/接收缓存功能，或每次发送后手动清除。
- 安全打印/取件认证： 启用“安全接收”功能，需输入密码才能在接收端打印文件。
- 定期固件更新： 及时修补传真设备漏洞。
(二) 流程与管理措施
严格限制传真使用范围：- 政策制定： 明确禁止传真传输高敏感信息（如密码、财务核心数据、未脱敏个人信息），强制使用更安全渠道（加密邮件、安全文件传输平台）。
- 数据分类： 根据信息敏感度决定是否允许传真。
发送流程规范化：- 二次确认号码： 建立“发送前双人核对”制度，尤其对陌生或重要号码。
- 封面页声明： 添加保密声明，并注明若误收请销毁/联系发件人。
- 发送日志审核： 定期检查传真发送记录，核查异常。
接收端安全管理：- 专用安全位置： 将传真机置于访问受限区域，避免未授权接触。
- 及时取件： 设定流程确保传真件被授权人员立即取走。
- 安全销毁： 对废弃传真件使用碎纸机销毁。
员工安全意识培训：- 强调传真风险、误发后果及正确操作流程。
- 培训识别敏感信息及替代传输方法。
(三) 替代方案与升级
逐步淘汰传真：- 推动业务部门使用加密电子邮件（PGP/SMIME）、企业级安全文件传输平台（支持审计、加密、访问控制）或安全协作工具。
使用传真网关/安全中继：- 部署企业传真网关，将外发传真转换为加密邮件或通过安全通道发送至接收方网关，规避公共电话网风险。
电子签名与工作流：
三、关键总结
风险层面
核心措施
传输截获
端到端加密传真、PGP加密附件、FoIP over VPN
误发
双人核对号码、限制敏感信息传真
存储/缓存泄露
清除内存、选择加密存储服务
物理暴露
安全位置、及时取件、碎纸销毁
根本性解决方案
尽可能淘汰传真，采用更安全的电子替代方案
最终建议： 对于高度敏感信息，应坚决避免使用传统传真。若业务必须使用，务必采取端到端加密技术，并辅以严格的管理流程和人员培训。长期目标应是全面迁移至符合现代安全标准的数字化传输方式。
